Management Office Assistant Bedrijfsvoering & Research Support

Introductie

Ben jij de daadkrachtige persoonlijkheid die de juiste prioriteiten weet te stellen? Schakel je snel en werk je zorgvuldig, met een focus op betrokkenheid en resultaat? Vind je het leuk om zowel een managementteam als onderzoeks- en opleidingsprocessen te ondersteunen? Dan hebben we een hele mooie functie voor je bij de faculteit Industrial Engineering and Innovation Sciences (IE&IS)!

Functieomschrijving

Management Office Assistant Bedrijfsvoering 0,5 fte

In deze rol geef je all-round ondersteuning aan de Managing Director van de faculteit IE&IS. Hierbij valt te denken aan onder andere:

• Inhoudelijk screenen van emails van de Managing Director IE&IS en hierin zelfstandig prioritering in maken, waar mogelijk beantwoord je emails zelfstandig;
• Betrokken bij de dagelijkse gang van zaken binnen de faculteit en je bent daardoor op te hoogte wat er speelt.
• Je kunt op hoofdlijnen meedenken met de Managing Director en daarop acteren.
• Op grond van globale aanwijzingen kun je (bedrijfsvoerings)informatie inventariseren, opstellen, inhoudelijk bewerken en bijhouden en je kunt dit (schriftelijk) verwoorden en verwerken.
• Je draagt bij aan voorstellen voor de aanpassing en/of vernieuwing van processen en systemen.
• Organiseren en ondersteunen van faculteit brede activiteiten en je pakt hier verantwoordelijkheid in;
• Je bereidt verschillende (management-)vergaderingen voor, werkt hiervoor stukken uit en notuleert vervolgens bij deze vergaderingen;
• Je plant afspraken, zowel bilateraal als voor grotere groepen.

Management Office Assistant Research support 0,5 fte

In deze rol beheer je ook de secretariële en administratieve processen binnen de afdeling Research Support van de faculteit. Daarbij ligt de nadruk op twee gebieden: de opleiding onze PhD studenten (studenten die in een vierjarig promotietraject zitten) en de ondersteuning van de interuniversitaire onderzoeksschool Beta en het landelijke Graduate Program Operations Management and Logistics. Je bent aanspreekpunt voor PhD studenten over hun opleidingstraject, je organiseert PhD-cursussen, je houdt de voortgang van de individuele PhD-opleidingstrajecten in de gaten en je bereidt certificaten voor. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van congressen en symposia en draag je bij aan de communicatie via nieuwsbrieven, informatie op websites en via LinkedIn.

Je ben verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de afdeling Research Support. Je bent het aanspreekpunt van de afdeling en je plant afspraken in. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert ze en handelt ze af. Je bent de centrale persoon om het brede scala aan werkzaamheden binnen de afdeling Research Support in goede banen te leiden. Je neemt initiatief en houdt van afwisseling. Geen dag is hetzelfde.

De afdeling Research Support richt zich op het onderzoeksbeleid van de faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences. Hierbij gaat het niet alleen om beleidsontwikkeling en het afleggen van verantwoording. Research Support monitort de ruim 225 PhD-trajecten, draagt zorg voor de kwaliteitsborging daarvan, ondersteunt de ruim 125 wetenschappelijk medewerkers bij een breed scala aan onderzoeksgerelateerde zaken, en is verantwoordelijk voor de interuniversitaire onderzoeksschool Beta en het landelijke Graduate Program Operations Management and Logistics.

Functie-eisen

De ideale kandidaat is iemand die aan veel dingen tegelijkertijd kan werken, daarin het overzicht houdt en zichzelf snel iets eigen maakt. Je vindt het een complexe en dynamische omgeving te werken, waar elke dag anders kan zijn. Daarnaast herken je je in de volgende functie eisen:

• Je beschikt over een HBO werk en denk nivo, bij voorkeur richting directiesecretaresse /officemanagement;
• Kennis en ervaring met directieondersteuning is een pré;
• Uitgebreide ervaring met het werken met MS Office (agendabeheer via Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel);
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Sterk organisatievermogen, accuraat en in staat zijn om overzicht te houden;
• Stressbestendig en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en opdrachten;
• Leergierig en in staat om je snel thuis te voelen in een complexe organisatie;
• Flexibele, servicegerichte en proactieve houding;
• Initiatiefrijk, waarbij we je graag uitdagen om met vernieuwingen en/of verbeteringen t.a.v. de huidige procesinrichting te komen;
• Goede sociale en communicatie vaardigheden;
• Je bent pro-actief en signaleert actief wanneer je taken op kunt pakken.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Startdatum in overleg.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar via Euflex met uitzicht op een vaste aanstelling in TU/e dienstverband.
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/e‑campus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier.

De faculteit Industrial Engineering & Innovation Sciences (IE&IS) combineert disciplinaire kennis uit de geesteswetenschappen, sociale wetenschappen en technische wetenschappen om de complexe problemen van industrie en maatschappij op te lossen. We werken samen om verantwoorde en effectieve innovaties te creëren voor de onderzoeksthema's: Humans and Technology, Supply Chain Management, Sustainability and Circularity, en Value of Data-Driven Intelligence.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Jolanda van der Sande, HR adviseur, [email protected] of +31 40 247 4979.

Bezoek onze website voor meer informatie over het sollicitatieproces. 

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e. 

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.